Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

we plan. ist eine innovativ und international agierende Ingenieur Personalberatung.
Das "we" im Firmennamen ist kein Zufall: Bei we plan. geht es vor allem um die Menschen, die hinter unserem Erfolg stehen - die Mitarbeiter! Das Vereinen verschiedener Kompetenzen und das Fördern von individuellen Stärken sind für uns genauso wichtig, wie die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Partnern.
Das "plan" steht für die auf unsere Kandidaten und Partner zugeschnittene Beratung - stets auf Augenhöhe und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt! we plan – we power your quality!

Wir suchen für unseren namhaften Kunden, für den Standort Aachen, ab sofort eine/n Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

  • Assistenz der Group Vice Presidents der Business Units "Operations und Vehicle"
  • Führung des Sekretariats und persönliche Assistenz
  • Terminkoordination mit den weltweiten Dienststellen und den Kunden
  • Planung und Vorbereitung von internationalen Dienstreisen, z.B. Visa-Antragsmanagement, Reisekosten- und Bewirtungsabrechnungen
  • Zusammenführung und Aufbereitung der weltweiten Betriebsdaten (derzeit Excel-basiert; ca. 11 Standorte) zur Vorbereitung
  • Erstellung von wöchentlichen Statistiken und Performance-KPI´s (bereits bestehender Workflos)
  • Erstellung von Wochen-/Monatsberichten im Präsentationsformat, z.B. der Betriebsstatistiken oder von Monatsergebnissen
  • Mitwirkung bei der Optimierung und weiteren Automatisierung des Berichtswesens, z.B. mit der IT-Abt.
  • Mitwirkung bei der Erstellung/Pflege der (internen) Intranetseite der Business Units
  • Vorbereitung von globalen Leadership-Meetings der Business Unit
  • Führen von Schriftverkehr und Besprechungsprotokollen
  • Stellvertretung für benachbarte Sekretariate

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, internationalen Business oder Automobilumfeld
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office (Excel, Word, Power Point)
  • Hohe Hilfsbereitschaft und Service-Mentalität
  • Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Koordinationstalent
  • Vorliebe für flexible Aufgabenstellungen
  • Freundliches, souveränes Auftreten und Kommunikationsstärke
  • Eigeninitiative, Organisationsgeschick und Leistungsbereitschaft und loyales Arbeiten
  • Erfahrung mit MS Sharepoint un MS Project von Vorteil

we plan. GmbH

Max-Planck-Str. 39c

50858 Köln

Erfahrung :
mit Erfahrung
Schulbildung :
Ausbildung kaufmännisch
Arbeitsplatz/Einsatzort :
Aachen
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